Как проставляют апостили и подтверждают подлинность официальных документов?

0
131

Как проставляют апостили и подтверждают подлинность официальных документов?

Апостиль используют для упрощения процесса консульской легализации и его проставляют компетентные органы страны, в которой был выдан документ. Налаженная выдача апостилей, когда Вы можете поставить апостиль, – это основа эффективного действия и использования Конвенции об апостиле в государстве.

Конвенция об апостиле дает странам-участница оставляет за руководством страны право определять процедуру проставления и регистрации апостилей. Практика внедрения Конвенции отличается в каждой отдельной стране, поскольку не существует точного руководства по организации процесса апостилирования документов. С другой стороны, само присоединение государства к Конвенции предусматривает множество материально-правовых требований,

Подтверждение подлинности документов

которые необходимо учитывать и соблюдать. Соответствие этим требованиям необходимо, чтоб сразу же после вступления Конвенции в силу, государство могло обеспечить выдачу апостиля компетентными органами. Подобная оперативность сразу же благоприятно скажется на всех физических и юридических лицах, которые участвуют в международной деятельности.

Каждый компетентный орган, в Украине это Министерство юстиции, Министерство иностранных дел и Министерство образования, должен иметь необходимые ресурсы для проверки подлинности предоставленных ему документов. В идеале инструментом для проверки подписей и печатей уполномоченных лиц и органов, выдающих официальные документы, должен существовать электронный реестр. Если орган работает с документами только одного типа, то сотрудники этого органа имеют доступ только к подписям и печатям лиц, имеющим право выдавать соответствующие официальные документы. Если в компетентном органе есть образец подписи и печати уполномоченного лица, то апостилирование документа происходит быстро, в предусмотренные законодательством сроки.

Бывают случаи, когда в компетентных органах нет образца подписи уполномоченного лица, подписавшего документ. В этом случае орган, выдающий апостиль, должен посылать запросы для уточнения подлинности официального документа. Это, как правило, делается в виде запроса для получения образца подписи и печати для базы данных.

Кроме процедуры проставления апостиля, также разработаны требования по оформлению апостиля. Это сделано с целью облегчения идентификации штампа «апостиль» в разных странах, что содействует оптимальному использованию официальных документов. С двуязычной типовой формой апостиля (на английском и французском языках) можно ознакомиться непосредственно на сайте Гаагской конференции.

Обращаем Ваше внимание на то, что неправильное оформление апостиля страной-участницей может послужить причиной отказа принятия документов в другой стране, хотя все формы апостилей официально утверждены в странах-участницах. Перед утверждением они проходили проверку.

Проставить апостиль Вы можете самостоятельно, обратившись напрямую в компетентные органы. Все же рекомендуется обращаться к посредникам, например к киевскому бюро переводов, если оригинал документа был выдан в Украине, поскольку после апостилизации документа необходимо выполнить его перевод. Затем перевод заверяют нотариально. Часто, после нотариального заверения перевода, необходимо поставить второй апостиль, который бы подтверждал подлинность нотариальной заверки. Подобная процедура носит название «двойной апостиль».

Напоминаем, что любая процедура апостилизации предназначена только для подтверждения подлинности подписи и печати лица, выдавшего документ. Апостиль можно использовать только в стране-участнице Гаагской конвенции об апостиле и нельзя использовать в стране, где он был выдан. Также апостилирование документов не означает, что государство страны одобряет содержание документа или подлинность информации в документе.