ЖУРНАЛ JV-journal

Проблемы и перспективы судебных архивов

Судебные архивы начали образовываться сразу же после формирования государственных органов. Они позволяют хранить в себе огромное количество ценных документов с важной информацией. Хранятся все оконченные дела, наряды, журналы, учётно-статистические карточки.

Существует инструкция, в которой описана информация о способе отбора на сохранность в архив важных документов, порядок их укомплектования, учет и дальнейшее использование. Помимо инструкции, действует и перечень документов, где указываются на какой срок хранения даётся определённый документ, описаны основные правила организации архивного делопроизводства. Но из-за того, что увеличивают сроки хранения появилась потребность в дополнительных архивохранилищах. Это одна из накопившихся проблем.

Судебный архив занимается учётом и выдачей дел работникам судебных органов для служебного пользования. Выдача документов регистрируется, согласно инструкции. Работники могут запрашивать различные формы документов прошедших годов, уголовные и гражданские дела, личные дела судей, которые пошли в отставку.

Запросы могут подавать другие суды, следственный комитет, прокуратура, адвокаты, СМИ и многие другие.

Выдача документов предусмотрено в случае:

  • Согласия руководителей архива; Обеспечение документу сохранности; Перед использованием документа нужно убедиться в правильности его оформления (прошитые страницы, наличие нумерации, шифра, должны быть заверенными, иметь лист использования); Запрещаются пометки карандашом, ручкой, подчёркивания, загибание страниц, курить и есть рядом с документом; Копии документов делаются только в порядке, установленном руководством; Если некая информация изымается из архива, делается запись в журнал; Во время возврата дела в архив, просматривается его надлежащее состояние.

Все эти условия должны выполняться в обязательном порядке.

  • В архиве проводится справочная работа, которая организует выдачу различных справок, выписок, копий документов на запросы из различных организаций, должностных лиц и др. Архивной справкой принята называть официальный документ, находящийся на сохранении в архиве, содержащий в себе важную информацию; Архивной копией называют официальный документ, который воспроизводит отдельный текст из нужного документа. Архивной выпиской называется архивная копия, которая воспроизводит отдельную часть текста из документа, хранящегося в архиве.

Ответ на запрос должен иметь сжатую, но достаточно полную форму изложения, предоставленную в хронологической последовательности. Если нужно, то добавлять цитаты.

Очень часто работники архивов забывают заполнять листы использования. Листы использования должны вклеиваться в те документы данного архива, из которых изымалась информация.

Можно сделать вывод, что работа в судебных архивах является важной составляющей в делопроизводстве суда. Высокий уровень работы архивариусов в судебном архиве приводит к положительным результатам, большому спросу, а главное, к большим перспективам.

Рубрики: Закон и право

Leave A Reply

Your email address will not be published.